Questions fréquentes

Alnora est une extension WordPress conçue spécifiquement pour les cliniques médicales privées — réservation, plannings des médecins, dossiers patients chiffrés, paiements, rappels et outils RGPD réunis au même endroit. Elle remplace l’habituel assemblage d’une extension de réservation générique, de WooCommerce et de feuilles de calcul.

Les cabinets privés de toute taille — dentistes, psychologues, kinésithérapeutes, cliniques esthétiques et de dermatologie, et médecins généralistes — ainsi que les agences qui créent des sites pour des clients du secteur médical.

Oui. Le cœur gratuit (alnora-clinic) est téléchargeable gratuitement et couvre la réservation en ligne, les horaires de travail, les confirmations par e-mail et la journalisation du consentement RGPD. Pro et Clinic ajoutent les paiements, les rappels, les dossiers, la synchronisation des calendriers, la téléconsultation et bien plus.

Les fonctionnalités sont identiques. La seule différence est le nombre de sites couverts par la licence : Pro = 1 site, Clinic = jusqu’à 3. Choisissez Clinic si vous gérez plusieurs sites ou si vous êtes une agence.

Le paiement et la gestion des licences sont assurés par Freemius. Après l’achat, vous recevez une clé de licence et un lien de téléchargement, vous activez l’extension sur votre site, puis les mises à jour arrivent automatiquement via WordPress. Vous pouvez gérer vos sites, vos factures et vos renouvellements depuis votre compte Freemius. Consultez la documentation sur les licences.

Oui. Désactivez d’abord la licence sur l’ancien site afin de ne pas consommer un emplacement d’activation, puis activez-la sur le nouveau.

Votre abonnement se renouvelle automatiquement : tant que le paiement aboutit, votre licence reste active et tout continue de fonctionner — rien à faire. Si un renouvellement n’est pas payé, la licence expire et les fonctionnalités Pro cessent de fonctionner jusqu’à votre renouvellement. Le renouvellement les réactive immédiatement.

Oui — satisfait ou remboursé sous 30 jours. Si, dans les 30 jours suivant l’achat de Pro, vous rencontrez un défaut qui rend Alnora inutilisable et que notre équipe d’assistance ne parvient pas à le résoudre, nous vous remboursons intégralement. Cela couvre les défauts réels, et non un changement d’avis ou un conflit avec un autre thème ou une autre extension — voir les conditions de remboursement.

Stripe et PayPal pour les paiements en ligne par carte et portefeuille, le virement bancaire, ainsi que les espèces ou le paiement sur place. Vous pouvez aussi demander un acompte (un pourcentage ou un montant fixe) pour sécuriser les réservations. Les méthodes Stripe et PayPal dont vous disposez dépendent de votre devise et de votre pays — le virement bancaire, lui, n’a pas cette limite. Voir la documentation sur les paiements.

Oui : activez le virement bancaire. Les patients qui réservent en ligne voient vos coordonnées bancaires et une référence de paiement, et leur créneau reste réservé pendant que l’argent est en route. Dès qu’il arrive, cliquez sur Marquer le virement comme reçu : cela confirme la réservation et prévient le patient par e-mail en une seule étape — ensuite, le rendez-vous se comporte comme n’importe quelle autre réservation payée, facture et rapports compris. Aucun compte à demander, aucun frais par transaction : cela fonctionne dans tous les pays et toutes les devises. Voir la documentation sur les virements.

Oui. Ajoutez la réservation vous-même depuis Alnora → Ajouter un rendez-vous — recherchez un patient existant ou ajoutez-en un nouveau — et elle se comporte exactement comme une réservation faite par le patient lui-même. Pour être payé, ouvrez la fenêtre Paiement du rendez-vous et envoyez au patient, par e-mail, un lien sécurisé pour payer en ligne par carte ou PayPal. Si vous demandez des acomptes, vous pouvez envoyer l’acompte, le montant total ou le solde restant après acompte, et le rendez-vous est marqué comme payé automatiquement. Consultez la documentation ajouter une réservation et lien de paiement.

Oui. Tout paiement en ligne (Stripe ou PayPal) peut être remboursé directement depuis le rendez-vous — en totalité ou en partie — et l’argent est renvoyé sur la carte ou le compte PayPal d’origine du patient. Le patient est prévenu par e-mail (et par SMS/WhatsApp si activé), et les remboursements que vous effectuez dans le tableau de bord Stripe/PayPal se synchronisent automatiquement. L’annulation ne rembourse jamais automatiquement : vous gardez le contrôle. Consultez la documentation sur les remboursements.

Les patients choisissent une fréquence (hebdomadaire, toutes les deux semaines ou mensuelle) et un nombre de répétitions, puis voient une liste en direct de toutes les dates à venir avant de réserver. Chaque répétition conserve le même horaire lorsqu’il est libre, ou se décale vers le créneau libre le plus proche plutôt que de sauter une période. En cas de paiement en ligne, un seul règlement couvre toute la série et chaque visite est marquée comme payée — avec des remboursements par visite si l’une est annulée. Consultez la documentation sur les rendez-vous récurrents.

Oui, via Twilio — en complément des rappels par e-mail. Consultez la documentation sur les rappels pour la configuration.

Oui — jusqu’à six. Ajoutez une ligne par moment de rappel, par exemple 24 heures et 3 heures avant, et cochez les canaux que chacun doit utiliser : un e-mail la veille, un SMS le matin même. Les colonnes n’apparaissent que pour les canaux que vous avez activés : un cabinet sans compte Twilio n’a pas sous les yeux des cases SMS inutilisables. Un rappel est ignoré lorsque la réservation a été faite après son moment — qui réserve deux heures à l’avance ne reçoit pas aussitôt un message « plus que 3 heures ». Voir la documentation sur les rappels.

Oui. Avec l’option Plusieurs prestations par réservation activée, un patient peut ajouter plusieurs prestations à un même rendez-vous : les durées et les prix s’additionnent automatiquement et tout le créneau est réservé dans l’agenda du praticien. Voir la documentation sur les prestations multiples.

Oui. Ouvrez le panneau Plus d’infos du rendez-vous et choisissez une nouvelle date et heure parmi les créneaux libres du médecin. Le patient est de nouveau prévenu par e-mail (et par SMS/WhatsApp si activé), et vos calendriers Google/Outlook, Zapier et vos rappels se mettent à jour automatiquement. Les paiements restent inchangés. Consultez la documentation sur la reprogrammation.

Oui. Regroupez votre équipe et votre menu de services en catégories, et le formulaire de réservation affiche un filtre par catégorie pour que les patients puissent affiner avant de choisir. Les catégories vides sont masquées automatiquement. Consultez la documentation sur les catégories.

Oui. Activez la Recherche de médecins et/ou la Recherche de services et un champ de recherche apparaît au-dessus de cette étape, filtrant à mesure que le patient saisit (les médecins correspondent par nom, spécialité et catégorie). Il fonctionne avec le filtre par catégorie — les puces réduisent d’abord la liste et la recherche s’effectue à l’intérieur. Les deux sont désactivés par défaut, car un champ de recherche sur une liste courte ajoute une étape au lieu d’en supprimer une. Consultez la documentation sur la recherche.

Oui — Alnora → Send an email. Tout le reste de ce qu’envoie Alnora découle d’une action du patient ; c’est le seul écran où c’est vous qui lancez le message, pour tout ce qui ne relève d’aucune réservation : le cabinet est fermé vendredi, un nouveau praticien est arrivé, la vaccination antigrippale est ouverte. Rédigez-le avec des titres, des listes, des images et des boutons, et utilisez {patient_name} pour que chacun reçoive sa propre version plutôt qu’une circulaire.

Restreignez les destinataires par praticien, catégorie de praticiens, prestation, catégorie de prestations ou site, prévisualisez le véritable e-mail et envoyez-vous d’abord un test, puis laissez l’envoi se faire en arrière-plan par petits lots : une liste de plusieurs centaines ne bloque pas la page, et vous pouvez arrêter en cours de route. Un praticien n’atteint que ses propres patients, et l’accueil ne peut pas envoyer du tout. L’envoi part toujours de l’adresse de votre clinique. Voir la documentation sur l’envoi d’e-mails.

Oui. Un praticien se connecte à son propre profil et à son agenda, ne voit que ses rendez-vous et gère ses propres prestations et ses propres formulaires — y compris son propre ordre d’affichage, qui prime sur celui de la clinique pour sa liste. Tout ce que la clinique partage avec lui reste en lecture seule, car cela ne se modifie qu’au niveau de la clinique. Un formulaire qu’il peut voir sans le modifier reste duplicable : un questionnaire commun devient ainsi le point de départ de sa propre version, sans rien retaper. Voir la documentation sur les rôles.

Oui. Chaque modèle d’e-mail et de SMS/WhatsApp possède son propre interrupteur Envoyer cet e-mail / Envoyer ce message, ce qui vous permet de supprimer ceux dont vous ne voulez pas — par exemple la copie « nouvelle réservation » destinée à la clinique — et de conserver les autres. Tout est activé par défaut, et les copies du patient et de la clinique sont des interrupteurs distincts. Consultez la documentation sur les modèles d’e-mail.

Oui. Les rendez-vous confirmés sont envoyés vers Google Agenda et/ou Outlook et supprimés en cas d’annulation. La synchronisation est à sens unique — les événements que vous ajoutez directement dans ces agendas ne sont pas réimportés et ne bloquent pas les créneaux de réservation.

Les dossiers médicaux sont chiffrés au repos (AES-256) et conservés sur votre propre serveur — jamais transmis à des tiers, à des webhooks ou à des outils d’analyse. Les rôles limitent qui peut ouvrir un dossier.

Un chiffrement ne vaut cependant que ce que vaut sa clé : Alnora vous permet donc de déplacer la clé hors de la base de données, vers la configuration de votre site — une copie de la base cesse alors d’être une copie des données. Cela prend environ une minute et rien n’est rechiffré. Voir votre clé de chiffrement.

Oui — texte, listes déroulantes, cases à cocher, dates, questions oui/non et envoi de fichiers. Vous décidez bien plus que le caractère obligatoire d’un champ : quand il apparaît (seulement pour certains praticiens, prestations ou sites), à qui la question est posée (aux patients qui réservent en ligne, à votre équipe dans Ajouter un rendez-vous, ou au patient dans son portail) et où la réponse est conservée — sur le rendez-vous, dans le dossier patient, dans ses coordonnées, dans ses informations cliniques, dans son portail, ou dans vos webhooks Zapier. Vous pouvez ainsi garder une réponse clinique hors de la vue de l’accueil tout en lui permettant de la noter au téléphone. Chaque question possède aussi un interrupteur indiquant si sa réponse est reprise dans l’e-mail de nouvelle réservation que lit votre équipe : vous pouvez donc poser et conserver une information sans l’imprimer dans chaque notification. Voir la documentation sur les champs du formulaire.

Oui. Créez autant de formulaires que nécessaire — un questionnaire d’admission pour les bilans d’un praticien, un consentement, un point entre deux visites — et les conditions décident qui reçoit quoi : par praticien, catégorie de praticiens, prestation, catégorie de prestations, site, ou selon que le patient est nouveau ou déjà suivi. Les formulaires sont évalués dans l’ordre où vous les placez et le premier qui correspond est celui qui s’applique : déplacer une ligne change donc celui que reçoit un patient. Chaque formulaire indique où il est utilisé : sur le formulaire de réservation (et dans Ajouter un rendez-vous, pour qu’au téléphone votre équipe se voie poser exactement les mêmes questions qu’un patient en ligne), dans le portail patient, ou sur une page dédiée. Votre formulaire général reste en dessous comme solution de repli : un patient pour lequel aucun formulaire n’a été prévu n’en est jamais privé. Voir la documentation sur les formulaires.

Oui — réglez l’emplacement du formulaire sur Sur une page et collez le shortcode [alnora_form id="3"] que vous indique l’écran Formulaires. Le patient doit se connecter, car les réponses sont écrites dans son dossier et l’alternative consisterait à se fier à une adresse e-mail saisie dans un champ public : quiconque devinerait une adresse pourrait écrire dans les notes de cette personne. Chaque envoi est conservé comme une entrée distincte au lieu d’écraser le précédent : un questionnaire posé avant chaque visite constitue ainsi un historique dans le dossier. Vous pouvez ouvrir la page vous-même en étant connecté à WordPress et voir les questions sous forme d’aperçu en lecture seule, au lieu de l’écran de connexion patient. Voir la documentation sur les formulaires.

Oui. Connecté à son espace, un patient peut corriger son nom et son numéro de téléphone, répondre à chaque question que vous avez choisi de lui montrer et envoyer une lettre d’adressage ou un examen avant sa venue. Les modifications sont enregistrées au niveau du patient, jamais sur un rendez-vous passé : ce qu’il vous a dit le jour d’une visite reste attaché à cette visite. Son adresse e-mail est la seule chose qu’il ne peut pas changer, car c’est l’identifiant de son espace et l’identité à laquelle chaque rendez-vous est rattaché. Voir la documentation sur l’espace patient.

Non. Un patient qui a déjà un compte peut se connecter pendant la réservation : ses coordonnées se remplissent pour lui et le rendez-vous rejoint son dossier existant au lieu d’en créer un second pour la même personne. Voir la documentation sur la connexion.

13 langues intégrées pour tout ce que voient les patients (formulaire, portail, e-mails, PDF), avec des dates localisées, et de nombreuses devises. N’importe quel libellé peut être remplacé avec une extension de traduction comme Loco Translate.

Utilisez le code court [alnora_booking] ou le bloc Formulaire de réservation Alnora. Une page « Prendre rendez-vous » est créée automatiquement à l’activation. Vous pouvez préfiltrer par médecin, service ou lieu — consultez la documentation sur l’intégration.

Oui — Alnora fonctionne avec n’importe quel thème WordPress standard. Les polices, les couleurs et les coins du widget de réservation sont personnalisables pour correspondre à votre identité.

Non. Tout se configure depuis l’administration WordPress, avec des réglages en langage clair. La documentation détaille chaque étape.

Une étape se déroule en dehors de WordPress : déplacer votre clé de chiffrement consiste à coller une ligne dans un fichier de votre hébergement, via le gestionnaire de fichiers de votre hébergeur ou en SFTP. Alnora vous fournit la ligne — le support de votre hébergeur la collera pour vous si vous préférez. Voir la documentation sur la clé de chiffrement.

Oui, les deux. Six listes disposent de leur propre import et export CSV : patients, praticiens, prestations, sites et les deux types de catégories. Les lignes sont rapprochées de ce que vous avez déjà au lieu d’être ajoutées, si bien que le même fichier peut être importé deux fois sans doubler votre liste, et une colonne absente de votre fichier reste intacte (un fichier à deux colonnes qui corrige les numéros de téléphone ne peut rien effacer d’autre). Exportez d’abord et vous obtenez un modèle contenant déjà vos propres données.

Séparément, vous pouvez exporter toute votre clinique dans un seul fichier — toutes les tables et tous vos réglages — pour déménager vers un autre site ou tout remettre en place après un incident. Les informations chiffrées y restent chiffrées : ce n’est donc pas une copie lisible de vos dossiers, ce qui signifie aussi que le site sur lequel vous le restaurez doit avoir la même clé de chiffrement. Voir la documentation sur l’import/export et les sauvegardes.

Oui, et cela prend environ une minute. Les dossiers sont chiffrés, mais par défaut la clé qui les ouvre est générée dans la même base de données : une copie de la base est donc une copie des données, et le chiffrement protège très peu. Alnora → Settings → GDPR → Encryption key vous montre la ligne exacte à coller dans wp-config.php — ou dans un must-use plugin, ou dans votre thème, si votre hébergeur garde wp-config.php hors de portée — puis supprime pour vous la copie présente dans la base. C’est votre clé existante : rien n’est rechiffré et rien ne change pour vos patients ni pour votre équipe.

Une chose à savoir avant : cette ligne devient l’unique copie de la clé, et les plugins de sauvegarde ne sauvegardent pas wp-config.php. Conservez-la dans un gestionnaire de mots de passe. Personne ne peut la récupérer pour vous, nous y compris — et c’est précisément l’intérêt de la déplacer. Voir la documentation sur la clé de chiffrement.

Oui. Le consentement est enregistré avec un horodatage et une adresse IP, et Pro ajoute une boîte à outils RGPD complète — export des données, droit à l’effacement et journal d’audit.